Aprender a organizar un evento es una tarea que a veces puede resultar difícil si no sabes cómo hacerlo bien.
Por eso he preparado este post, donde te contaré cómo organizar un evento, desde la preproducción hasta la post producción.
También te contaré los errores que no puedes cometer.
Soy Rafael Caban y te traigo parte de mi experiencia para compartirla contigo.
Contenido
Aprender a organizar un evento online, lo que se hace previo a…
Si quieres aprender a organizar un evento, tienes que saber que debes tener un preproducción de todo, para que el día, no falle nada.
Por eso te quiero compartir desde mi experiencia y lo que ya he hecho, algunos consejos para que organices previo al evento.
La agenda y la fecha
Tienes que organizar la fecha en la que harás la reunión, el momento, el día, todos estos detalles que son claves para que la persona sepa a dónde acudir.
Es información que luego vas a poner en tu banner para que tu equipo lo vea y agende.
En dónde lo vas a hacer
Define el lugar donde lo vas a hacer, claro, hablamos de canales online. Lo que está muy en boga por su facilidad de uso es Zoom, ese puede ser el canal.
Entonces crea la reunión y si lo deseas puedes ya ir compartiendo el link a tu equipo para que sepan que este día se conectarán.
El evento tiene que ser inolvidable
Las personas que quieren aprender a organizar un evento, deben tener presente que hay que organizar algo que valga la pena.
Las personas que asisten tienen que ir a una actividad inolvidable, que les guste, que provoque ver lo que se va a presentar.
Así que este evento tiene que ser por uno o varios temas puntuales y no por algo informal para hablar de todo y de nada, puedes hablar por ejemplo de:
- Presentar nuevo producto.
- Reto para perder peso.
- Presentar a los nuevos ascendidos.
- Cómo usar las redes sociales para impulsar el negocio.
Ya la creatividad la pones tú.
Pide a tu diseñador o si tú sabes, que haga un banner especial para promover el evento. Pon la frase que identifique la actividad y diles que habrá sorpresa.
Lo que quieras puedes hacer, la idea es generar certidumbre.
Enseña al equipo
Enseña a tu equipo a invitar a tu evento, dales guiones, imágenes, realiza un PDF con los pasos para ello.
La idea es que les des materiales para que ellos sepan invitar y así tengas a las personas que deseas en el evento.
La idea de todo esto es que se perciba el valor que estás poniendo al evento.
Puedes también organizar un evento con el equipo y delegar responsabilidades, para que esto sea una actividad de todos.
Haz tu lista
Te vengo hablando de invitar y de las ventajas que tiene hacerlo, pero no hemos delimitado esta lista.
Claro que hay personas que queremos y no queremos en el evento, por lo tanto haz tu lista de invitados, así tienes todo más controlado.
Cercano al evento, un día antes, confirma asistencia, ve al equipo concentrado, que inviten.
Testimonios
Los testimonios son excelentes, por eso en el proceso de aprender a organizar un evento, debes saber que agregarlos es clave.
Pon testimonios de personas avanzadas, de consumidores del productos. Testimonios acordes a los invitados que tendrás.
Durante el evento
Ahora vamos a aprender a organizar un evento, pero ya en el proceso de este, entonces ten presente estos consejos:
Un orador
Si vas a tener a un orador invitado, te tienes que asegurar que tenga acceso al grupo y conozca toda la dinámica de la plataforma o de transmitir en vivo.
He visto casos de personas que están en pleno desarrollo del evento y el orador está empastelado con el Zoom y todos deben esperar a que este resuelva su caos.
A veces le tienen que ayudar e incluso se ha caído la llamada por su culpa. Entonces, confirma que sabe usar la plataforma para que no pases bochornos.
Sobre los testimonios
Cuando las personas van a dar testimonios siempre se quieren explayar, no lo permitas, que sean breves, ensayados y puntuales.
Que no cuenten su vida desde que eran chicos, los fracasos amorosos, los problemas económicos y al final llegar a su cambio de vida.
No improvises
Creo que ya te hablé de esto, en un evento no se puede improvisar nada, absolutamente nada. Tienes que tener el control de todo, para que salga bien.
Así que la actividad, así se vea informal, tú la organizaste para que se viera así, pero no es nada informal.
Un buen cierre
Ya cuando estás en el cierre, tienes que preparar que este sea poderoso, fuerte, que deje a la gente motivada a seguir, a dar el paso que les invitaste.
Debes preparar cierres sólidos. Los puedes ensayar en la preproducción, así tendrás un buen impacto.
Durante el evento ten presente conectar con la audiencia, puedes hacer dinámicas, rifas, que sonrían, lo que quieras y verás que se motivarán mucho.
Sentirán emoción, pasión, compromiso con la empresa, los productos y el equipo. Para cerrar les invitas al próximo evento o lo que tengas pendiente hacer.
Luego del evento
Cuando el evento termine haz una reunión con los organizadores, privada, para analizar cómo salió todo.
Pueden celebrar una junta por los logros obtenidos y las impresiones de todo. Ya ahí queda reunirse en un bar, café o el mismo Zoom.
Se pueden ver las lecciones aprendidas, lo que salió bien, lo que se puede mejorar, todo esto.
Al final toman nota, con los responsables, con las fechas, los comentarios, todo.
Se felicitan por haber logrado lo que lograron.
Y luego preparas fotos para redes sociales, contenido y listo, más material para mostrar que sí se puede.
Los errores que debes evitar al hacer un evento
Ya que estamos en el proceso de aprender a organizar un evento, ten presente estos errores que debes evitar en su organización.
No planificar
A estas alturas esto te parece obvio, pero muchas veces se cree que es sencillo y que algunos eventos no requieren planeación.
Al contrario.
El que sea un evento virtual, no quiere decir que sea apresurado, tenemos que tomar el tiempo para planearlo y pulir los detalles para que todo salga perfecto.
Elegir mal la plataforma
Con tantas opciones es fácil que nos equivoquemos, pero no es válido, tienes que buscar un servicio que se adapte a lo que buscas y claro, que te guste.
Da capacitación para el uso, recuerda que un equipo de network marketing prevenido vale por dos.
Arruinar la experiencia apenas comienza
Muchas veces vemos la frase “el link no abre” algo temido a la hora de crear un evento online. Es que vamos a ver, imagina que conectas a la cita con el interés y esta no sirve.
Es algo que sin duda manda un mal mensaje de organización y gestión, así que cuidado con esto.
Hacer eventos muy largos
Puede que en una convención te lances un día de evento y lo disfrutes, pero esto es otra cosa, un mundo diferente.
Podemos pasar días conectando con personas, viendo de todo, pero en el mundo online un evento largo, aburre.
Recuerda que en un evento en línea está a un clic de que pierdas a la persona, no seas aburrido.
No tener un plan B
Otro de los errores que sucede es que no tengas un plan B, peor, que se caiga la red, el peor de todos los escenarios.
Considera todas las variables, para que el evento no se te salga de las manos, tú puedes.
Aprender a organizar un evento es tener todo en cuenta para así estar preparado por si sucede.
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